갑작스러운 재택근무, 업무 능률 높이는 마법의 협업 툴 6가지

2020. 03. 09

코로나19의 확산으로 재택근무를 시행하는 기업이 많아졌습니다. 혹시 재택근무 때문에 사내 회의, 거래처 미팅을 할 수 없어서 업무 처리가 어렵다고 생각하시나요? 그런 걱정은 접어 두셔도 될 것 같습니다. 세상에는 원격 근무자들을 위한 업무 협업 소프트웨어가 많이 있으니까요. 재택근무 효율을 높여줄 협업 툴 6가지를 소개합니다.

끊김 없고 잘 들려서 대규모 회의도 가능한 ‘T전화 그룹통화’


SKT의 ‘T전화’를 활용하면 최대 30명까지 함께 통화할 수 있어 대규모 회의도 무리 없이 진행할 수 있습니다. 더 많은 인원이 참여하는 대규모 회의에선 최대 100명까지 통화할 수 있는 ‘T그룹통화’를 이용하면 되는데요. 실제로 지난달 28일 SKT 임원 100여 명은 약 한 시간 반 동안 ‘T그룹통화’ 서비스를 활용해 회의를 원격으로 진행했습니다. 끊김 없이 깨끗한 음질을 유지해서 원활하게 회의를 마무리했다고 합니다. 회의에 필요한 콘텐츠도 회의 참석자들 간에 공유할 수 있어 편리합니다. 또, 인원수에 구애받지 않고 많은 사람들에게 음성을 전달할 수 있는 ‘오픈청취’ 기능이 있는데요. 재택근무 중인 임직원에게 일괄 공지 등을 할 때 유용합니다.

T전화 그룹통화는 SKT 고객인 발신자가 앱을 설치해서 그룹통화를 초대하면 수신자는 앱 없이 통화가 가능합니다. 수신자의 이동통신사도 관계없습니다. 그룹통화를 시도한 사람에게만 통화료가 부과되고, 통화료 이외에는 별도 이용요금이 없습니다.

고화질 영상 회의가 필요할 때는 그룹영상통화 ‘서로’

영상으로 공유해야 하는 업무는 화질이 좋아야 업무 효율이 높아집니다. 현재 전 직원 재택근무를 하고 있는 SKT는 고화질 그룹영상통화 서비스 ‘서로’를 활용하고 있는데요. ‘서로’는 SKT가 T전화 영상 통화 서비스 ‘콜라(Callar)’를 베이스로 개발한 그룹영상통화 서비스입니다. 최대 QHD 화질까지 제공하며, 최신 영상 압축 기술인 HEVC(High Efficiency Video Codec)를 전면 반영해 차별화된 영상 품질을 제공합니다. ‘서로’는 12명까지 그룹영상통화가 가능하고, 발언하는 사람을 감지해 자동으로 화면 상위에 올려서 부각하는 기능을 갖추고 있습니다. ‘서로’는 올해 하반기에 상용화될 예정인데요. 상용화 시점에는 최대 55명까지 그룹영상통화가 가능하도록 개발할 계획입니다.

누구나 쉽게 할 수 있는 화상 회의 ‘리모트 미팅’


▲ 출처: 리모트 미팅 홈페이지

알서포트가 만든 ‘리모트 미팅’을 활용하면 재택근무 중에도 멀리 떨어진 현장이나 거래처와 화상 회의가 가능합니다. ‘리모트 미팅’은 화상회의에 필요한 절차를 과감히 생략했습니다. 별도의 회원가입과 설치해야 할 프로그램을 없애 사용자가 쉽고 편리하게 회의를 진행할 수 있습니다. 회의 중 문서와 화면 공유 기능이 있어 회의 참석자들의 자료를 보며 토론할 수 있습니다. 또 현재 말하는 사람이 누구인지 화면 상에서 알려주는 ‘주화자 감지 기능’도 있는데요. 비대면 회의 중에도 누가 말을 하고 있는지 알 수 있어서 효율적인 회의가 가능합니다.

메일, 업무 관리, 메신저 기능을 한 번에 제공하는 ‘두레이’


▲ 출처: 두레이 홈페이지

‘두레이’는 프로젝트, 메신저, 메일, 캘린더, 드라이브, 위키, 주소록 등 온라인에서 협업하는 데 필요한 도구들을 통합해서 제공합니다. ‘두레이’ 하나면 메신저, 메일, 캘린더, 문서 편집, 프로젝트 드라이브를 한 번에 사용할 수 있죠. 구성원이 아닌 외부인도 두레이를 통해 업무에 참여할 수 있습니다. 예를 들어, 내부의 업무 내용을 외부에 전달하고 싶을 때는 ‘댓글을 메일로 발송’을 클릭해 메일로 발송하고, 외부인이 회신하면 내부에는 다시 댓글 형태로 등록됩니다.

‘발표모드’는 내부 관계자도 유용하다고 자랑한 기능인데요. 워드로 작성한 문서를 프레젠테이션 문서로 바꿔줍니다. 그동안 PPT 자료 만드는 것이 두려웠던 사람에게는 반가운 소식이겠네요. 한편, ‘두레이’는 코로나19 확산으로 인해 재택근무를 하는 중소기업을 대상으로 3개월간 서비스 무상 지원을 시행하고 있다고 합니다. 참고하세요!

기업 업무에 최적화된 메신저, ‘팀즈’


▲ 출처: 마이크로소프트 팀즈 홈페이지

마이크로소프트의 협업 솔루션 ‘팀즈’는 기업용 메신저의 기능에 충실한 툴이라고 할 수 있습니다. 팀즈 등장 전에는 PC와 모바일이 연동되는 메신저를 업무에 활용했지만, 사적인 기능의 메신저였기 때문에 기업의 정보가 유출될 수 있다는 위험이 있었는데요. 팀즈는 보안성은 물론이고, 대화나 파일 공유, 문서 공동 편집, 프레젠테이션, 화상 회의 등 업무를 하면서 협업에 필요한 기능들을 제공합니다.

MS의 원드라이브와 연동되어 있고, 구글 드라이브나 드롭박스 등 외부 클라우드 서비스도 지원합니다. 각 클라우드 서비스에 담긴 문서나 파일을 편집하고 공유할 수 있어 오피스 소프트웨어가 설치되지 않은 PC에서도 문서 작업을 할 수 있습니다. 최근에는 팀즈 채팅창에 올라온 대화 내용을 번역하는 ‘인라인 번역’ 기능을 추가해 외국인과의 비즈니스 편의성을 한층 높였습니다.

직원들 간 거래처 공유 및 실시간 업데이트 ‘위하고’


▲ 출처: 위하고 홈페이지

‘위하고’는 기업의 경영자 및 관리자, 직원들이 필요한 서비스를 다양하게 제공하고 있습니다. 경영 인프라가 부족한 중소기업이 활용하면 좋을 프로그램인데요. 업무에 필요한 소통 기능을 담은 메신저, 일정, 메일 서비스 제공은 물론이고, 회계 프로그램을 제공해 세무 데이터 확인 및 자동 전표처리 기능 등을 처리할 수 있습니다. 담당 세무대리인과의 컨설팅 서비스도 제공합니다.
거래처 관리 기능도 추가돼 있는데요. 거래처의 최신 기업 정보를 자동 업데이트하고, 직원들 간 거래처 공유 기능을 제공해 임직원이 실시간으로 거래처를 관리합니다. 거래처와 연락처를 쉽게 공유할 수 있고, 거래처의 최신 상황을 확인할 수 있으니 업무의 효율성을 높이고, 영업과 매출 기회를 놓치지 않을 수 있겠죠?

기업용 협업 툴은 지금도 다양하지만, 앞으로 그 시장은 더 커질 것으로 전망됩니다. 기업들이 빠르고 유연한 의사결정을 위해 디지털 업무 환경으로 전환하고 있기 때문이죠. 각자의 업무 환경에 맞는 협업 툴을 골라서 보다 더 스마트한 재택근무를 경험해보세요. 집에서 일하는 것이 곧 일상이 될 날도 머지않은 듯합니다.